16/07/2024
En tant qu'assistante vous intégrer une équipe de collaborateurs motivés, vous assurez les activités de support administratif et logistique ainsi qu’un ensemble d’activités complémentaires contribuant au bon fonctionnement de l’équipe.
Vos missions au quotidien seront les suivantes :
La gestion d'agenda :
Organisation de réunions & visioconférences, réponse aux mails, filtrage téléphonique (français et anglais), gestion de la présence de l'équipe.
L'organisation des missions & déplacements :
Saisie sur notre outil interne Notilus, organisation des missions en lien avec l'agence de voyage partenaire, saisie des notes de frais, démarche pour l'obtention des visas, tenue à jour de la base des frais de déplacement.
Travail sur les documents suivants :
Rédaction de courriers , distribution, gestion et archivage du courrier classifié et non classifié, mise en forme de documents (maîtrise de PowerPoint, Word, Excel), gestion avancée des documents, numérisation, archivage faisant l'interface avec la reprographie pour la création de certains supports, gestion de traductions.
Gestion :
Saisie et suivi des demandes d‘achat dans l'outil IVALUA, suivi et traitement des factures sous SAP, pointages des heures dans les outils dédiés, tableaux de bord de l'équipe (dont les tableaux de bord des offres), gestion des statistiques et reportings (préparation du portfolio mensuel), archivage des reportings.
Gestion du client :
Accueil des clients et suivi des dépenses, formalités d’accès, organisation et coordination de visites, réservation du restaurant des invités, logistique client en local, édition des programmes de visite, gestion du tableau des coûts des délégations et missions, gestion des goodies, etc.
Correspondant informatique :
Etablissement des demandes en fonction des besoins du secteur, tableau annuel des besoins.
Par ailleurs, de nombreux projets transverses vous serons proposé, l’occasion pour vous d’imaginer et d’apporter votre vision sur solutions innovantes.
De formation type Assistant(e) de manager ou d’équipe (ou équivalent), vous avez au minimum 5 ans d’expérience dans un environnement international.
Vous avez une parfaite maîtrise des outils bureautiques (Pack Office 2010) et un très bon niveau d’anglais.
Par ailleurs, vous êtes reconnu(e) pour les qualités suivantes : autonomie, réactivité et capacités d'anticipation, persévérance, sens relationnel et votre sens de l'organisation.