Assistant(e) d'équipe H/F

11/03/2024

Votre environnement de travail

En tant qu'assistante d'une équipe d'environ 40 personnes, vous assurez, les activités traditionnelles de support administratif et logistique ainsi qu’un ensemble d’activités complémentaires contribuant au bon fonctionnement. 
Capable de gérer les priorités et d'agir rapidement dans certaines situations, vous faites preuve d'une excellente organisation personnelle et de disponibilité. Des facilités d'adaptation aux changements de situation et à des interlocuteurs variés en interne ou externe sont indispensables pour ce poste.

Votre quotidien

En binôme avec une autre assistante, vos missions seront : 

La gestion d'agenda :
Organisation de réunions & visioconférences, réponse aux mails réunions, filtrage téléphonique (français et anglais), gestion de la présence de l'équipe. 

 

L'organisation des missions & déplacements :
Saisie sur notre outil interne Notilus, organisation des missions en lien avec l'agence de voyage partenaire, saisie des notes de frais, démarche pour l'obtention des visas, tenue à jour de la base des frais de déplacement.

 

Travail sur les documents suivants :
Rédaction de courriers , distribution, gestion et archivage du courrier classifié et non classifié, mise en forme de documents (maîtrise de PowerPoint, Word, Excel), gestion avancée des documents, numérisation, archivage faisant l'interface avec la reprographie pour la création de certains supports, gestion de traductions. 

 

Gestion :
Saisie et suivi des demandes d‘achat dans l'outil IVALUA, suivi et traitement des factures sous SAP, pointages des heures dans les outils dédiés, tableaux de bord de l'équipe (dont les tableaux de bord des offres), gestion des statistiques et reportings (préparation du portfolio mensuel), archivage des reportings.

 

Gestion du client : 
Accueil des clients et suivi des dépenses living client, formalités d’accès, organisation et coordination de visites, réservation du restaurant des invités, logistique client en local, édition des programmes de visite, gestion du tableau des coûts des délégations et missions, gestion des goodies

 

Correspondant informatique :
Etablissement des  demandes en fonction des besoins du secteur, tableau annuel des besoins

 

Votre profil

De formation type Assistant(e) de manager ou d’équipe (ou équivalent), vous avez au minimum 5 ans d’expérience dans un environnement international.

Vous avez une parfaite maîtrise des outils bureautiques (Pack Office 2010) et un très bon niveau d’anglais.

Par ailleurs, vous êtes reconnu(e) pour les qualités suivantes : autonomie, réactivité et capacités d'anticipation, persévérance, sens relationnel et votre sens de l'organisation.

 

 

Ce site web utilise des cookies pour la réalisation des statistiques de visites. Ils nous permettent également d'assurer un bon fonctionnement de nos services. En poursuivant votre navigation, vous acceptez l'utilisation de ces cookies.
Pour plus d'informations, Lire la politique des cookies >>.